Leggi sul monitoraggio online e considerazioni sulla conformità alla privacy

Ultimo aggiornamento: maggio 2026

Il software di monitoraggio online può aiutare le organizzazioni a proteggere le risorse aziendali, migliorare la produttività e comprendere come viene svolto il lavoro digitale. Tuttavia, il monitoraggio di dipendenti, dispositivi, attività online o comunicazioni può coinvolgere dati personali e regole sulla privacy sul posto di lavoro.

Questa pagina fornisce una panoramica generale delle considerazioni relative alla privacy e alla conformità connesse all’uso autorizzato del software di monitoraggio. Evidenzia temi comuni presenti nei principali quadri normativi sulla privacy e sul monitoraggio sul posto di lavoro, come trasparenza, scopo lecito, minimizzazione dei dati, sicurezza, conservazione e avviso all’utente.

I requisiti specifici possono variare a seconda del Paese, dello Stato, del settore, della proprietà del dispositivo, del tipo di dati raccolti e di come è configurato il monitoraggio.

Quadri globali e regionali sulla privacy

GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati - Unione Europea)

Il GDPR è il regolamento centrale dell’Unione Europea in materia di protezione dei dati. Può applicarsi a organizzazioni all’interno o all’esterno dell’UE quando trattano dati personali in un modo che rientra nell’ambito territoriale del GDPR, inclusi alcuni casi che coinvolgono individui nell’UE. Il monitoraggio dell’attività online, il monitoraggio dei dipendenti e altre forme di tracciamento digitale possono rientrare nel suo ambito quando coinvolgono dati personali.

Ai sensi del GDPR, le attività di monitoraggio richiedono generalmente una base giuridica valida e devono essere necessarie, proporzionate e trasparenti. A seconda del contesto, le organizzazioni possono basarsi su una base giuridica come interessi legittimi, necessità contrattuale, obbligo legale o consenso. Nei contesti lavorativi, il consenso potrebbe non essere sempre appropriato a causa del rapporto tra datore di lavoro e dipendente.

Quando si basano su interessi legittimi, le organizzazioni devono valutare e documentare se lo scopo del monitoraggio è lecito, necessario e bilanciato rispetto ai diritti e alle libertà degli individui interessati. Quando il monitoraggio è probabile che comporti un rischio elevato per i diritti e le libertà degli individui, può essere richiesta una Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA).

La trasparenza è essenziale. Gli individui devono generalmente essere informati in anticipo sul tipo di monitoraggio, sullo scopo, sulle categorie di dati raccolti, sulla base giuridica, su chi può accedere ai dati e per quanto tempo i dati saranno conservati. Il monitoraggio occulto o non dichiarato è altamente sensibile, può essere illegale in molti casi e deve essere valutato separatamente ai sensi delle leggi locali applicabili.

Il GDPR enfatizza inoltre la minimizzazione dei dati, richiedendo alle organizzazioni di raccogliere solo i dati personali necessari per uno scopo definito. Il monitoraggio continuo o eccessivamente invasivo senza una chiara giustificazione può essere in conflitto con i principi del GDPR.

Per gli strumenti di monitoraggio online, le considerazioni GDPR più rilevanti includono comunemente:

• Fornire un avviso chiaro sul monitoraggio ove richiesto

• Raccogliere solo dati necessari e pertinenti

• Utilizzare misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate

• Individuare e documentare la base giuridica del trattamento

• Valutare interessi legittimi o trattamenti a rischio più elevato ove applicabile

• Consentire agli individui di esercitare i diritti privacy applicabili, come accesso, cancellazione, opposizione o limitazione

Fonti ufficiali:

• Regolamento (UE) 2016/679 - Regolamento generale sulla protezione dei dati Testo ufficiale del GDPR pubblicato su EUR-Lex.

• Linee guida EDPB 3/2018 sull’ambito territoriale del GDPR Spiegano quando il GDPR può applicarsi a organizzazioni all’interno e all’esterno dell’UE.

• Linee guida EDPB 05/2020 sul consenso ai sensi del Regolamento 2016/679 Forniscono indicazioni sul consenso valido ai sensi del GDPR.

• Commissione europea - Quando è richiesta una Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati? Spiega quando può essere richiesta una DPIA per trattamenti di dati personali a rischio più elevato.

• EDPS - Uso privato delle comunicazioni elettroniche sul posto di lavoro Fornisce indicazioni relative alle comunicazioni sul posto di lavoro, alle aspettative di privacy e al monitoraggio proporzionato.

Linee guida OCSE sulla privacy (Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico)

Le Linee guida OCSE sulla privacy forniscono principi riconosciuti a livello internazionale per la privacy e la protezione dei dati personali. Non sono giuridicamente vincolanti allo stesso modo delle leggi nazionali o regionali, ma hanno influenzato i quadri normativi sulla privacy e le politiche di protezione dei dati in molti Paesi.

Le linee guida enfatizzano principi fondamentali della privacy come limitazione della raccolta, qualità dei dati, specificazione della finalità, limitazione dell’uso, garanzie di sicurezza, apertura, partecipazione individuale e responsabilizzazione. Questi principi supportano una gestione responsabile dei dati e incoraggiano le organizzazioni a raccogliere e utilizzare dati personali solo per scopi chiari, definiti e appropriati.

Per il monitoraggio online e dei dipendenti, le Linee guida OCSE sulla privacy non forniscono regole dettagliate specifiche per il monitoraggio. Tuttavia, offrono un utile quadro privacy per valutare se le pratiche di monitoraggio siano trasparenti, limitate a uno scopo legittimo, protette da garanzie adeguate e responsabili.

Sebbene le Linee guida OCSE sulla privacy non siano applicabili come il GDPR, rimangono un importante punto di riferimento internazionale per un trattamento dei dati responsabile e attento alla privacy.

In pratica, questi principi possono aiutare le organizzazioni a valutare se dovrebbero:

• Comunicare chiaramente le pratiche di monitoraggio

• Limitare la raccolta dei dati a ciò che è necessario per uno scopo definito

• Proteggere i dati monitorati dall’accesso non autorizzato

• Fornire agli individui informazioni adeguate su come vengono utilizzati i loro dati

• Rivedere regolarmente le pratiche di monitoraggio per verificarne correttezza, necessità e proporzionalità

Fonti ufficiali:

• Linee guida OCSE sulla protezione della privacy e sui flussi transfrontalieri di dati personali Pubblicazione ufficiale dell’OCSE contenente i principi sulla privacy e il relativo quadro.

• OCSE - Privacy e protezione dei dati Pagina panoramica dell’OCSE che spiega il ruolo delle Linee guida sulla privacy nei quadri globali di privacy e protezione dei dati.

Stati Uniti

Negli Stati Uniti, il monitoraggio sul posto di lavoro e online è disciplinato da una combinazione di leggi federali, leggi statali sulla privacy, regole sulle comunicazioni elettroniche, requisiti relativi a salari e orari di lavoro e normative specifiche di settore. Non esiste una singola legge nazionale sul monitoraggio dei dipendenti che copra ogni situazione. I requisiti possono variare a seconda dello Stato, del tipo di dati raccolti, del fatto che le comunicazioni siano intercettate o consultate, del fatto che il dispositivo sia aziendale o personale e di come vengono utilizzati i dati di monitoraggio.

Fonti ufficiali:

• California Department of Justice - California Consumer Privacy Act (CCPA) Panoramica ufficiale del DOJ della California sui diritti CCPA, gli avvisi richiesti, i diritti di opt-out, i diritti di correzione, i diritti di cancellazione e i diritti relativi alle informazioni personali sensibili.

• California Privacy Protection Agency - Law & Regulations Pagina ufficiale della California Privacy Protection Agency per i regolamenti CCPA/CPRA e la definizione delle norme.

• U.S. Code - 18 U.S.C. Section 2511: divieto di intercettazione e divulgazione di comunicazioni via cavo, orali o elettroniche Testo ufficiale dello U.S. Code relativo all’intercettazione delle comunicazioni elettroniche.

• U.S. Department of Justice - Electronic Communications Privacy Act of 1986 Panoramica del DOJ sull’ECPA e sul suo rapporto con le comunicazioni elettroniche e digitali.

• U.S. Department of Labor - Field Assistance Bulletin No. 2020-5 Linee guida ufficiali del DOL relative al tracciamento e alla retribuzione delle ore lavorate, incluse le situazioni di lavoro da remoto.

• New York Civil Rights Law Section 52-c - Datori di lavoro che effettuano monitoraggio elettronico; avviso preventivo richiesto Legge ufficiale di New York che richiede un avviso preventivo per determinati monitoraggi elettronici dei dipendenti.

• Connecticut General Statutes Section 31-48d - Avviso di monitoraggio elettronico Statuto ufficiale del Connecticut che affronta i requisiti di avviso per i datori di lavoro che effettuano monitoraggio elettronico.

• Delaware Code Title 19 Section 705 - Avviso di monitoraggio delle trasmissioni telefoniche, della posta elettronica e dell’uso di Internet Legge ufficiale del Delaware che affronta i requisiti di avviso per il monitoraggio del telefono, dell’e-mail e dell’uso di Internet.

Canada

PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act)

La PIPEDA si applica a molte organizzazioni del settore privato in Canada che raccolgono, utilizzano o divulgano informazioni personali nel corso di attività commerciali. Per le informazioni personali dei dipendenti, la PIPEDA si applica generalmente ai luoghi di lavoro regolamentati a livello federale, mentre alcune province hanno proprie leggi sulla privacy del settore privato.

La PIPEDA può coprire informazioni personali raccolte tramite monitoraggio online o dei dipendenti, inclusi identificatori, dati dei dispositivi, attività online, utilizzo delle applicazioni, dati relativi alle comunicazioni e registri di produttività.

Le organizzazioni devono identificare uno scopo chiaro per il monitoraggio, limitare la raccolta a ciò che è necessario e gestire le informazioni personali in modo trasparente.

Quando è richiesto il consenso, deve essere significativo e basato su informazioni chiare su quali dati vengono raccolti, perché vengono raccolti, come saranno utilizzati e chi può accedervi.

I dipendenti devono generalmente essere informati su cosa viene monitorato, perché viene utilizzato il monitoraggio, come saranno utilizzate le informazioni e per quanto tempo possono essere conservate.

Le informazioni personali raccolte tramite monitoraggio devono essere protette con adeguate garanzie di sicurezza.

Leggi provinciali sulla privacy (Alberta PIPA, British Columbia PIPA, Quebec Law 25)

Alberta, British Columbia e Quebec hanno leggi sulla privacy del settore privato che possono applicarsi all’interno delle rispettive province.

Queste leggi generalmente seguono principi di privacy simili, come scopo ragionevole, raccolta limitata, trasparenza, diritti di accesso, limiti di conservazione e garanzie adeguate.

Per il monitoraggio dei dipendenti, i requisiti possono dipendere dalla provincia, dal tipo di luogo di lavoro, dallo scopo del monitoraggio, dalla sensibilità dei dati e dal fatto che il monitoraggio sia ragionevole per gestire il rapporto di lavoro.

I datori di lavoro devono informare i dipendenti prima di raccogliere informazioni personali tramite strumenti di monitoraggio ove richiesto.

Alcune province possono richiedere politiche o avvisi che spieghino quali informazioni personali vengono raccolte, perché vengono raccolte, per quanto tempo vengono conservate e chi può accedervi.

Le organizzazioni che operano in più province canadesi devono esaminare sia i requisiti federali sia quelli provinciali prima di implementare software di monitoraggio.

Fonti ufficiali:

• Office of the Privacy Commissioner of Canada - PIPEDA Panoramica ufficiale della legge federale canadese sulla privacy del settore privato.

• Office of the Privacy Commissioner of Canada - Privacy in the Workplace Linee guida sulla privacy sul posto di lavoro, sulle informazioni personali dei dipendenti e sulle responsabilità dei datori di lavoro.

• Office of the Privacy Commissioner of Canada - Guidelines for Obtaining Meaningful Consent Linee guida sul consenso significativo ai sensi della legge canadese sulla privacy del settore privato.

• Government of Alberta - Personal Information Protection Act Pagina ufficiale del governo dell’Alberta sulla legge sulla privacy del settore privato dell’Alberta.

• Government of Alberta - Personal Employee Information Linee guida su come l’Alberta PIPA si applica alle informazioni personali dei dipendenti.

• BC Laws - Personal Information Protection Act Testo ufficiale del Personal Information Protection Act della British Columbia.

• Legis Quebec - Act respecting the protection of personal information in the private sector Testo ufficiale della legge sulla privacy del settore privato del Quebec.

Regno Unito

UK GDPR

• Si applica al trattamento dei dati personali nel Regno Unito, incluso il monitoraggio dei dipendenti e dell’attività online.

• Richiede una base giuridica chiara per il monitoraggio, come interessi legittimi, obbligo legale, necessità contrattuale o consenso ove appropriato.

• Il monitoraggio deve essere necessario, proporzionato, trasparente e non eccessivamente invasivo.

• I datori di lavoro devono effettuare una valutazione del rischio e potrebbero dover completare una Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) quando il monitoraggio è probabile che crei un rischio elevato per gli individui, come tracciamento continuo, keylogging o altro monitoraggio invasivo.

• Il personale deve generalmente sapere cosa viene monitorato, perché viene monitorato, quali dati vengono raccolti, come saranno utilizzati, chi può accedervi e per quanto tempo saranno conservati.

Data Protection Act 2018

• Integra l’UK GDPR e fornisce regole, condizioni ed esenzioni aggiuntive per il trattamento dei dati personali.

• Include disposizioni rilevanti per dati di categorie particolari, dati relativi a reati, trattamento connesso all’occupazione e trattamento da parte delle autorità di contrasto.

• Rafforza principi come minimizzazione dei dati, limitazione della finalità, sicurezza, responsabilizzazione e diritti individuali.

• Gli individui hanno generalmente diritti di accesso ai propri dati personali e, in alcuni casi, di opposizione a determinati tipi di trattamento.

RIPA e relative regole di intercettazione

• Il Regulation of Investigatory Powers Act 2000 e le relative regole britanniche sull’intercettazione regolano determinati tipi di intercettazione e accesso alle comunicazioni.

• L’intercettazione delle comunicazioni può essere limitata salvo che vi sia un’autorità legale, consenso o un’altra base giuridica o eccezione applicabile.

• Per il monitoraggio sul posto di lavoro, il monitoraggio delle comunicazioni deve essere valutato attentamente, soprattutto quando può coinvolgere e-mail, chat, chiamate, messaggi o altri contenuti di comunicazione.

• Il monitoraggio occulto o non dichiarato è altamente sensibile, può essere illegale in molti casi e deve essere preso in considerazione solo in circostanze eccezionali con una chiara giustificazione e un’adeguata revisione legale.

Linee guida ICO sulle pratiche occupazionali

• L’Information Commissioner's Office del Regno Unito fornisce linee guida sul monitoraggio dei lavoratori e sulla gestione dei dati personali dei dipendenti.

• L’ICO sottolinea che il monitoraggio deve essere mirato, proporzionato, giustificato da uno scopo chiaro e non eccessivo.

• I datori di lavoro devono considerare l’impatto sui lavoratori prima di introdurre strumenti di monitoraggio, soprattutto quando il monitoraggio è invasivo o continuo.

• I datori di lavoro devono creare politiche scritte chiare che spieghino cosa viene monitorato, perché viene monitorato, come vengono utilizzati i dati, chi può accedervi e per quanto tempo vengono conservati.

• Le linee guida sottolineano trasparenza, responsabilizzazione, consultazione ove appropriato e rispetto delle ragionevoli aspettative di privacy dei lavoratori.

Fonti ufficiali:

• ICO - Employment practices and data protection: monitoring workers Hub ufficiale di linee guida dell’ICO sulle pratiche occupazionali, incluso il monitoraggio dei lavoratori e i relativi obblighi di protezione dei dati.

• ICO - A guide to lawful basis Linee guida ICO sulle basi giuridiche per il trattamento dei dati personali ai sensi dell’UK GDPR.

• ICO - When do we need to do a DPIA? Linee guida ICO che spiegano quando può essere richiesta una Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.

• legislation.gov.uk - Data Protection Act 2018 Testo ufficiale del Data Protection Act 2018.

• legislation.gov.uk - Regulation of Investigatory Powers Act 2000 Testo ufficiale del Regulation of Investigatory Powers Act 2000.

• GOV.UK - Interception of communications: code of practice Codice di condotta del governo del Regno Unito relativo all’intercettazione delle comunicazioni.

Australia e Nuova Zelanda

Privacy Act 1988 (Australia)

Il Privacy Act 1988 stabilisce il quadro generale su come le organizzazioni australiane gestiscono le informazioni personali, inclusi determinati dati che possono essere raccolti tramite monitoraggio online o sistemi connessi al luogo di lavoro.

Richiede alle organizzazioni coperte di raccogliere solo informazioni ragionevolmente necessarie, di essere trasparenti su come vengono utilizzate le informazioni personali e di mantenerle sicure.

La legge non contiene regole dettagliate sulla sorveglianza sul posto di lavoro e i registri dei dipendenti gestiti da datori di lavoro del settore privato possono essere esenti dagli Australian Privacy Principles in determinate circostanze. Tuttavia, il monitoraggio che coinvolge informazioni personali può comunque essere soggetto al Privacy Act in alcuni contesti, ad esempio quando l’esenzione per i registri dei dipendenti non si applica, quando i fornitori di servizi gestiscono dati dei dipendenti o quando si attivano altri obblighi di privacy.

In pratica, i datori di lavoro e i fornitori di servizi che utilizzano strumenti di monitoraggio devono definire scopi aziendali chiari, evitare il tracciamento eccessivo, spiegare le proprie pratiche nelle politiche sulla privacy e nella documentazione interna, e considerare le leggi pertinenti degli Stati o territori sulla sorveglianza sul posto di lavoro.

Workplace Surveillance Acts (livello statale, Australia)

Alcuni Stati e territori australiani regolano il monitoraggio sul posto di lavoro in modo più diretto tramite leggi sulla sorveglianza sul posto di lavoro, come il Workplace Surveillance Act 2005 (NSW) e il Workplace Privacy Act 2011 (ACT).

Queste leggi possono controllare quando e come i datori di lavoro possono utilizzare la sorveglianza tramite telecamere, computer e tracciamento, spesso richiedendo avviso scritto preventivo, politiche chiare e condizioni specifiche prima dell’inizio del monitoraggio.

La sorveglianza nascosta o occulta è fortemente limitata e può richiedere un’autorità specifica o approvazione legale. Non deve essere trattata come un metodo ordinario per il tracciamento delle prestazioni.

Per gli strumenti di monitoraggio online, ciò significa che i datori di lavoro negli Stati e territori interessati devono fornire un avviso chiaro e tempestivo ove richiesto e garantire che qualsiasi sorveglianza di computer, Internet, e-mail o tracciamento sia conforme alle condizioni di legge applicabili.

Privacy Act 2020 (Nuova Zelanda)

Il Privacy Act 2020 della Nuova Zelanda fornisce il quadro nazionale sulla privacy e si applica alle informazioni personali gestite dalle agenzie, incluse le informazioni raccolte tramite monitoraggio sul posto di lavoro o online.

La legge richiede alle organizzazioni di raccogliere informazioni solo per scopi leciti e necessari, di essere aperte sulle proprie pratiche e di concedere agli individui accesso alle loro informazioni personali ove applicabile.

Le linee guida dei regolatori sottolineano che il monitoraggio, la registrazione o la ripresa dei dipendenti devono essere effettuati in linea con il Privacy Act e i principi sulla privacy. I datori di lavoro devono anche considerare come il monitoraggio possa influire sulla fiducia dei dipendenti, sul morale e sulle relazioni sul posto di lavoro.

I datori di lavoro sono incoraggiati a consultare il personale, spiegare perché il monitoraggio è necessario, utilizzare politiche chiare sul posto di lavoro e considerare l’impatto del tracciamento continuo o dettagliato.

Fonti ufficiali:

• OAIC - The Privacy Act Panoramica ufficiale del Privacy Act 1988 australiano e degli Australian Privacy Principles.

• OAIC - Employee records exemption Spiega quando la gestione dei registri dei dipendenti da parte di datori di lavoro del settore privato può essere esente dagli Australian Privacy Principles.

• OAIC - Workplace monitoring and surveillance Linee guida che spiegano che il monitoraggio sul posto di lavoro può coinvolgere leggi statali, territoriali e altre leggi australiane pertinenti.

• ACT Legislation - Workplace Privacy Act 2011 Pagina ufficiale della legislazione ACT per il Workplace Privacy Act 2011.

• New Zealand Legislation - Privacy Act 2020 Testo ufficiale del Privacy Act 2020 della Nuova Zelanda.

• New Zealand Privacy Commissioner - Privacy Act 2020 Panoramica ufficiale dei principi sulla privacy della Nuova Zelanda.

• Employment New Zealand - Employee privacy Linee guida sulla privacy dei dipendenti, sul monitoraggio sul posto di lavoro, sulla registrazione e sulla ripresa dei dipendenti.

Area Asia-Pacifico

PDPA (Personal Data Protection Act) - Singapore

• Copre i dati personali raccolti, utilizzati o divulgati dalle organizzazioni, inclusi i dati che possono essere raccolti tramite monitoraggio dei dipendenti o online.

• Richiede alle organizzazioni di raccogliere, utilizzare o divulgare dati personali per scopi appropriati e con consenso, consenso presunto o un’altra eccezione applicabile ove consentito.

• Forte attenzione a trasparenza, notifica adeguata, limitazione della finalità e garanzie di protezione dei dati.

• Le organizzazioni devono informare gli individui sugli scopi per cui i loro dati personali vengono raccolti, utilizzati o divulgati.

• La conservazione deve essere limitata a quanto necessario per scopi legali o aziendali.

PDPA - Malesia

• Si applica ai dati personali trattati in transazioni commerciali, inclusi i contesti connessi all’occupazione in cui i dati personali vengono raccolti o utilizzati.

• Richiede alle organizzazioni di rispettare i principali principi di protezione dei dati personali, inclusi i principi generali, avviso e scelta, divulgazione, sicurezza, conservazione, integrità dei dati e accesso.

• Le organizzazioni devono fornire un avviso chiaro sullo scopo della raccolta dei dati personali e su come i dati saranno utilizzati.

• I dati devono essere trattati per uno scopo specifico e dichiarato, protetti con misure di sicurezza adeguate e non conservati più a lungo del necessario.

• Include regole su conservazione, sicurezza dei dati, diritti di accesso, diritti di correzione e trattamento da parte di terzi.

APPI (Act on the Protection of Personal Information) - Giappone

• Regola la gestione delle informazioni personali da parte di aziende e altre entità coperte, inclusi i dati personali di clienti e dipendenti.

• Richiede alle organizzazioni di specificare lo scopo d’uso e gestire le informazioni personali entro tale scopo dichiarato.

• Enfatizza la sicurezza dei dati, l’accuratezza, il controllo della conservazione e la corretta supervisione di dipendenti e fornitori di servizi che gestiscono dati personali.

• Le pratiche di monitoraggio che coinvolgono informazioni personali devono essere allineate alle politiche interne e allo scopo d’uso dichiarato.

• Gli individui possono avere diritti di divulgazione, correzione, sospensione dell’uso o cancellazione a seconda del contesto.

PIPL (Personal Information Protection Law) - Cina

• Legge completa sulla protezione delle informazioni personali che copre il trattamento delle informazioni personali in Cina e determinate attività di trattamento al di fuori della Cina che coinvolgono individui in Cina.

• Richiede uno scopo chiaro e ragionevole, minimizzazione dei dati, trasparenza e misure di sicurezza adeguate.

• Il consenso può essere richiesto in molti casi, mentre altri fondamenti leciti del trattamento possono applicarsi a seconda del contesto.

• Può essere richiesto un consenso separato per informazioni personali sensibili, determinate divulgazioni, trasferimenti transfrontalieri o altre attività di trattamento a rischio più elevato.

• Attribuisce agli individui diritti come accesso, correzione, cancellazione, revoca del consenso e spiegazione delle regole di trattamento.

Fonti ufficiali:

• Singapore PDPC - Personal Data Protection Act Panoramica ufficiale del Personal Data Protection Act di Singapore.

• Singapore PDPC - Data Protection Obligations Pagina ufficiale della PDPC che spiega obblighi chiave come consenso, notifica, limitazione della finalità, protezione e conservazione.

• Singapore PDPC - Advisory Guidelines on Key Concepts in the PDPA Linee guida ufficiali che spiegano i concetti chiave del PDPA, inclusi consenso ed eccezioni.

• Malaysia Department of Personal Data Protection - Personal Data Protection Act 2010 Pagina ufficiale del governo malese per il Personal Data Protection Act 2010.

• Malaysia Department of Personal Data Protection - Principles of Personal Data Protection Panoramica ufficiale dei sette principi malesi di protezione dei dati personali.

• Malaysia Department of Personal Data Protection - Guidance on Personal Data Protection Notices Linee guida ufficiali sulla preparazione degli avvisi di protezione dei dati personali.

• Japan Personal Information Protection Commission - Act on the Protection of Personal Information Traduzione ufficiale in inglese dell’Act on the Protection of Personal Information del Giappone.

• Japan Personal Information Protection Commission Sito web ufficiale dell’autorità giapponese per la privacy.

• China National Laws and Regulations Database - Personal Information Protection Law Testo ufficiale cinese della Personal Information Protection Law della Cina.

• Cyberspace Administration of China - Personal Information Protection Law Pubblicazione ufficiale della CAC della Personal Information Protection Law della Cina.

America Latina

LGPD (Lei Geral de Protecao de Dados) - Brasile

La LGPD del Brasile regola il trattamento dei dati personali, inclusi i dati trattati con mezzi digitali. Può applicarsi alle informazioni raccolte tramite monitoraggio online o sul posto di lavoro quando i dati si riferiscono a un individuo identificato o identificabile.

Le organizzazioni devono identificare una base giuridica appropriata per il monitoraggio e spiegare lo scopo della raccolta dei dati. Il monitoraggio deve essere limitato a ciò che è necessario, svolto in modo trasparente e supportato da misure di sicurezza adeguate.

Gli individui hanno diritti che possono includere accesso, correzione, cancellazione, portabilità, informazioni sulla condivisione dei dati e revoca del consenso ove applicabile.

Leggi nazionali sulla privacy in Argentina, Messico e Cile

Argentina, Messico e Cile hanno quadri nazionali di protezione dei dati che possono applicarsi ai dati personali raccolti tramite strumenti di monitoraggio, a seconda del contesto e del tipo di dati coinvolti.

Le aspettative comuni in materia di privacy nella regione includono avere uno scopo chiaro e appropriato, informare gli individui sulla raccolta dei dati, limitare l’uso dei dati a ciò che è necessario e proteggere i dati personali con garanzie adeguate.

Gli individui possono avere diritti di accesso, correzione, aggiornamento, cancellazione o opposizione a determinati usi dei propri dati personali, a seconda della legge applicabile.

Poiché i requisiti specifici differiscono da Paese a Paese e possono cambiare nel tempo, le organizzazioni devono esaminare le norme locali attuali prima di implementare il monitoraggio online o sul posto di lavoro in questi mercati.

Fonti ufficiali:

• Brasile - Legge n. 13.709/2018, Legge generale sulla protezione dei dati personali (LGPD) Testo ufficiale consolidato della LGPD del Brasile.

• Argentina - Agencia de Acceso a la Informacion Publica: protezione dei dati personali Pagina ufficiale dell’autorità argentina sulla protezione dei dati personali.

• Cile - Legge n. 19.628 sulla protezione della vita privata Testo ufficiale della legge cilena sulla protezione dei dati personali.

• Cile - Legge n. 21.719, protezione e trattamento dei dati personali Testo ufficiale del quadro modernizzato di protezione dei dati del Cile.

Area del Medio Oriente

UAE Data Protection Law (Decreto-legge federale n. 45 del 2021)

La legge federale degli EAU sulla protezione dei dati personali fornisce un quadro generale per il trattamento dei dati personali. Può applicarsi alle organizzazioni che trattano dati personali negli EAU o trattano dati personali di individui negli EAU, a seconda dell’ambito della legge e di eventuali regole applicabili specifiche per settore o zona franca.

Per il monitoraggio, le organizzazioni devono definire uno scopo chiaro e lecito, limitare la raccolta dei dati a ciò che è necessario e porre forte enfasi su trasparenza e sicurezza.

Le organizzazioni devono informare il personale sul monitoraggio ove richiesto, documentare le ragioni della raccolta dei dati personali e mettere in atto politiche interne e garanzie per la gestione dei dati monitorati.

Qatar Data Privacy Protection Law

La legge del Qatar sulla protezione della privacy dei dati personali copre i dati personali trattati elettronicamente o destinati al trattamento elettronico.

Riconosce il diritto dell’individuo alla privacy dei dati e richiede che il trattamento dei dati personali segua principi quali trasparenza, correttezza e rispetto della privacy.

Per i sistemi di monitoraggio, le organizzazioni devono avere uno scopo chiaro e lecito, informare gli individui ove richiesto e proteggere i dati personali con misure di sicurezza adeguate.

Le organizzazioni devono inoltre rispettare i diritti applicabili, inclusi i diritti di accesso e correzione ove disponibili.

Saudi Personal Data Protection Law (PDPL)

La PDPL dell’Arabia Saudita regola il trattamento dei dati personali nel Regno e può applicarsi anche a determinate attività di trattamento al di fuori del Regno quando coinvolgono dati personali di individui in Arabia Saudita.

Per il monitoraggio, le organizzazioni devono definire scopi chiari, adottare politiche sulla privacy e informare gli individui su come i loro dati personali saranno raccolti e utilizzati.

Il consenso può essere richiesto in molti casi, mentre altri fondamenti leciti possono applicarsi a seconda del contesto.

I datori di lavoro che utilizzano strumenti di monitoraggio devono proteggere i dati monitorati, limitare l’accesso interno, evitare raccolte non necessarie e gestire le informazioni dei dipendenti in linea con i requisiti di trasparenza, sicurezza e conservazione della PDPL.

Fonti ufficiali:

• Legislazione EAU - Decreto-legge federale n. 45 del 2021 sulla protezione dei dati personali Testo ufficiale della legge federale degli EAU sulla protezione dei dati personali.

• Qatar Al Meezan - Legge n. 13 del 2016 sulla protezione della privacy dei dati personali Testo PDF ufficiale in inglese della legge del Qatar sulla privacy dei dati personali.

• SDAIA - Legge sulla protezione dei dati Pagina ufficiale della Saudi Data & AI Authority sulla Legge saudita sulla protezione dei dati personali.

• SDAIA - Personal Data Protection Law Versione ufficiale in inglese della Legge saudita sulla protezione dei dati personali.

Considerazioni finali per un monitoraggio responsabile

Le leggi sul monitoraggio online e dei dipendenti variano significativamente tra Paesi, Stati, settori e contesti lavorativi. Lo stesso strumento di monitoraggio può essere accettabile in un contesto e inappropriato o illecito in un altro, a seconda di come è configurato, di quali dati vengono raccolti, del fatto che gli utenti siano informati e di come le informazioni vengono utilizzate.

Un programma di monitoraggio responsabile deve generalmente includere:

• Uno scopo chiaro e legittimo per il monitoraggio

• Politiche interne scritte che spieghino cosa viene monitorato e perché

• Avviso all’utente o al dipendente ove richiesto

• Raccolta dei dati limitata e proporzionata

• Forti controlli di accesso e garanzie di sicurezza

• Periodi di conservazione definiti per i dati raccolti

• Revisione regolare delle pratiche di monitoraggio

• Revisione legale per scenari di monitoraggio ad alto rischio, sensibili, occulti o transfrontalieri

Spyrix fornisce software di monitoraggio per uso autorizzato. Tuttavia, ogni organizzazione è responsabile di determinare se il proprio specifico utilizzo degli strumenti di monitoraggio sia conforme alle leggi applicabili, alle politiche interne e ai requisiti di avviso. In caso di dubbio, le organizzazioni devono consultare un consulente legale qualificato prima di distribuire software di monitoraggio o abilitare funzionalità di monitoraggio più invasive.