Wetgeving inzake online monitoring

Het Spyrix-team verzamelt belangrijke wetsartikelen en documenten die beschrijven hoe werkgevers de online activiteiten van hun werknemers legaal mogen monitoren. Het biedt ook richtlijnen voor het gebruik van monitoringtools voor persoonlijke doeleinden.

Wereldwijde internationale wetten

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming - Europese Unie)

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is de belangrijkste gegevensbeschermingsverordening van de Europese Unie en is van toepassing op elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt van personen in de EU, ongeacht waar de organisatie actief is. Het monitoren van online activiteiten, het monitoren van werknemers en elke vorm van digitale tracking vallen onder de AVG, mits er persoonsgegevens bij betrokken zijn.

Volgens de AVG is monitoring over het algemeen alleen rechtmatig wanneer er een geldige wettelijke grondslag is, zoals een gerechtvaardigd belang, het nakomen van een contract of het verkrijgen van expliciete toestemming. Voordat organisaties monitoringtools implementeren, moeten ze ervoor zorgen dat de monitoring noodzakelijk en proportioneel is en geen onevenredige inbreuk maakt op de privacy van individuen.

De AVG vereist dat bedrijven een beoordeling van het legitiem belang (Legitimate Interest Assessment, LIA) uitvoeren of, wanneer monitoring waarschijnlijk hogere risico's met zich meebrengt, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Data Protection Impact Assessment, DPIA). Deze evaluaties helpen bij het bepalen van de rechtvaardiging voor monitoring en het identificeren van manieren om de risico's van gegevensverzameling te verminderen.

Transparantie is essentieel. Personen moeten vooraf duidelijk worden geïnformeerd over het type monitoring, het doel, de verzamelde gegevens, de wettelijke basis, wie toegang heeft en hoe lang de gegevens worden bewaard. Onbekende of heimelijke monitoring is over het algemeen beperkt en alleen toegestaan ​​onder zeer specifieke omstandigheden die door de nationale wetgeving worden bepaald.

De AVG legt ook de nadruk op dataminimalisatie en vereist dat organisaties alleen de gegevens verzamelen die nodig zijn voor een bepaald doel. Continue of buitensporig indringende monitoring zonder duidelijke rechtvaardiging kan in strijd zijn met de AVG-principes.

Voor online monitoringtools gelden de volgende belangrijke GDPR-verplichtingen:

• Duidelijke kennisgeving over monitoring

• Alleen de noodzakelijke gegevens verzamelen

• Het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

• Het vaststellen en documenteren van de wettelijke grondslag voor de verwerking.

• Het toestaan ​​van individuen om hun rechten uit te oefenen (inzage, verwijdering, bezwaar, enz.).

OECD-privacyrichtlijnen (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling)

De privacyrichtlijnen van de OESO bieden internationaal erkende principes voor gegevensbescherming en privacy. Hoewel ze niet wettelijk bindend zijn, beïnvloeden ze de nationale privacywetgeving wereldwijd en dienen ze als kader voor een verantwoorde omgang met gegevens.

De richtlijnen benadrukken eerlijkheid, transparantie, doelbinding, datakwaliteit, beveiligingsmaatregelen, openheid en verantwoording. Deze principes stimuleren organisaties om persoonsgegevens alleen te verzamelen voor duidelijke, legitieme doeleinden en ervoor te zorgen dat individuen begrijpen hoe hun gegevens worden gebruikt.

Voor online monitoring en monitoring van werknemers ondersteunen de OESO-richtlijnen praktijken die transparant, proportioneel en privacyvriendelijk zijn. Hoewel ze geen gedetailleerde regels specifiek voor monitoring bevatten, bevorderen ze verantwoord databeheer en vormen ze een basis voor nationale wetgeving die monitoring wel rechtstreeks reguleert.

In de praktijk moedigen de richtlijnen organisaties aan om:

• Communiceer duidelijk de monitoringprocedures.

• Beperk de gegevensverzameling tot wat noodzakelijk is.

• Bescherm de bewaakte gegevens tegen ongeautoriseerde toegang.

• Evalueer de monitoringpraktijken regelmatig op eerlijkheid en noodzaak.

Hoewel de privacyrichtlijnen van de OESO niet zo bindend zijn als de AVG, dragen ze bij aan de vorming van wereldwijde normen en beste praktijken voor rechtmatige en ethische monitoring.

Verenigde Staten

Canada

PIPEDA (Wet op de bescherming van persoonsgegevens en elektronische documenten)

• Van toepassing op organisaties in de particuliere sector in heel Canada (behalve waar provinciale wetgeving anders bepaalt).

• Dit omvat het verzamelen, gebruiken of openbaar maken van persoonlijke gegevens, inclusief online monitoring en monitoring van werknemers.

• Organisaties moeten een duidelijk doel voor de monitoring vaststellen en waar nodig zinvolle toestemming verkrijgen.

• De monitoring moet redelijk zijn, beperkt blijven tot wat noodzakelijk is en op een transparante manier worden uitgevoerd.

• Werknemers moeten worden geïnformeerd over wat er wordt gemonitord, waarom het wordt gemonitord en hoe de informatie zal worden gebruikt.

• Persoonlijke gegevens moeten worden beschermd met passende beveiligingsmaatregelen.

Provinciale privacywetten (Alberta PIPA, British Columbia PIPA, Quebec Law 25)

• Neem contact op met organisaties uit de particuliere sector binnen hun respectievelijke provincies.

• Over het algemeen komen de gegevens overeen met de PIPEDA-principes, maar er kunnen strengere regels gelden met betrekking tot toestemming, het bewaren van gegevens en de privacy van werknemers.

• Monitoring moet redelijk zijn voor zakelijke doeleinden en in lijn met duidelijke, gecommuniceerde beleidsrichtlijnen.

• Werkgevers moeten werknemers informeren voordat ze persoonlijke gegevens verzamelen via monitoringtools.

• Sommige provincies vereisen beleid dat uitlegt welke gegevens worden verzameld, hoe lang ze worden bewaard en wie er toegang toe heeft.

• Organisaties moeten werknemers op verzoek toegang geven tot hun persoonlijke gegevens.

Verenigd Koninkrijk

Britse AVG

• Van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het Verenigd Koninkrijk, inclusief het monitoren van werknemers en online activiteiten.

• Requires a clear lawful basis for monitoring (often "legitimate interests" or contract).

• Monitoring moet noodzakelijk, proportioneel en niet overdreven opdringend zijn.

• Werkgevers dienen een risicobeoordeling of DPIA uit te voeren voor monitoring van hogere risico's (bijv. continue monitoring, keylogging).

• Sterke nadruk op transparantie: medewerkers moeten weten wat er wordt gemonitord, waarom, en hoe de gegevens worden gebruikt en opgeslagen.

Wet op de gegevensbescherming 2018

• Vult de Britse AVG aan en biedt aanvullende regels en uitzonderingen.

• Bevat specifieke bepalingen over de arbeidscontext en de toegang van wetshandhavers.

• Versterkt de principes van dataminimalisatie, doelbinding en beveiliging voor monitoringgegevens.

• Geeft individuen het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens en, in sommige gevallen, bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van monitoring.

RIPA (Regulation of Investigatory Powers Act)

• Regelt het onderscheppen van communicatie en het gebruik van surveillance en heimelijke monitoring.

• Het beperkt over het algemeen het onderscheppen van communicatie zonder toestemming of de juiste bevoegdheid.

• Het heimelijk monitoren van werknemers (zonder hun medeweten) is alleen toegestaan ​​in zeer beperkte omstandigheden, zoals bij ernstige onderzoeken naar wangedrag en wanneer dit proportioneel is.

ICO-gedragscode voor werkgevers (en bijbehorende richtlijnen)

• Niet-bindende richtlijnen van het Britse Information Commissioner's Office over monitoring op de werkplek.

• Benadrukt dat monitoring gericht moet zijn, niet overmatig, en gerechtvaardigd door een duidelijke zakelijke noodzaak.

• Het wordt aanbevolen om effectbeoordelingen uit te voeren voordat nieuwe monitoringinstrumenten worden geïntroduceerd.

• Het advies luidt dat werkgevers duidelijke schriftelijke beleidsregels opstellen waarin wordt uitgelegd wat er wordt gecontroleerd, hoe en met welk doel.

• Benadrukt overleg, transparantie en respect voor de redelijke privacyverwachtingen van werknemers.

Australië en Nieuw-Zeeland

Privacywet 1988 (Australië)

De Privacywet van 1988 vormt het overkoepelende kader voor de manier waarop Australische organisaties omgaan met persoonsgegevens, inclusief gegevens die worden verzameld via online monitoring en monitoring van werknemers. De wet vereist dat organisaties alleen informatie verzamelen die redelijkerwijs noodzakelijk is, transparant zijn over hoe die informatie wordt gebruikt en deze beveiligen. Hoewel de wet geen gedetailleerde regels voor werkplekmonitoring bevat, is elke monitoring die een individu identificeert over het algemeen onderworpen aan de Australische privacybeginselen, met name met betrekking tot kennisgeving, doelbinding en toegangsrechten. In de praktijk betekent dit dat werkgevers en dienstverleners die monitoringtools gebruiken, duidelijke bedrijfsdoelen moeten definiëren, overmatige tracking moeten vermijden en hun werkwijzen moeten toelichten in privacybeleid en interne documentatie.

Wetgeving inzake werkplektoezicht (op staatsniveau, Australië)

Verschillende Australische staten en territoria reguleren monitoring rechtstreeks via wetten op het gebied van werkplekbewaking, zoals de Workplace Surveillance Act 2005 (NSW) en de Workplace Privacy Act 2011 (ACT). Deze wetten bepalen doorgaans wanneer en hoe werkgevers camera-, computer- en trackingbewaking mogen gebruiken, en vereisen vaak voorafgaande schriftelijke kennisgeving, zichtbare signalering en duidelijke beleidsregels voordat de monitoring begint. Verborgen bewaking is streng gereguleerd en meestal alleen toegestaan ​​met specifieke toestemming en voor onderzoek naar ernstig wangedrag of illegale activiteiten, niet voor routinematige prestatiebewaking. Voor online monitoringtools betekent dit dat werkgevers in de betreffende staten werknemers tijdig en duidelijk moeten informeren dat hun computer-, internet- of e-mailgebruik mogelijk wordt gemonitord, en ervoor moeten zorgen dat elke monitoring in overeenstemming is met de wettelijke voorwaarden.

Privacywet 2020 (Nieuw-Zeeland)

De Nieuw-Zeelandse Privacywet 2020 moderniseert het privacykader van het land en is van toepassing op zowel klant- als werknemersgegevens, inclusief informatie die wordt verzameld via monitoring op de werkplek of online. De wet vereist dat organisaties alleen informatie verzamelen voor wettige en noodzakelijke doeleinden, transparant zijn over hun werkwijzen en individuen toegang geven tot hun persoonlijke gegevens. Richtlijnen van toezichthouders benadrukken dat het monitoren, opnemen of filmen van werknemers proportioneel moet zijn en moet worden ondersteund door duidelijke beleidsregels die zijn opgesteld in overeenstemming met zowel de Privacywet als het arbeidsrecht. Werkgevers worden aangemoedigd om met hun personeel te overleggen, uit te leggen waarom monitoring nodig is en rekening te houden met de impact op vertrouwen en moraal, met name bij het gebruik van tools die continue of gedetailleerde tracking mogelijk maken.

Azië-Pacificgebied

PDPA (Wet bescherming persoonsgegevens) – Singapore

• Omvat persoonsgegevens die door organisaties worden verwerkt, waaronder gegevens over werknemers en monitoringgegevens.

• Vereist een duidelijk en rechtmatig doel voor de monitoring.

• Toestemming of een andere geldige grondslag is doorgaans vereist.

• Sterke focus op transparantie, correcte kennisgeving en waarborgen voor gegevensbescherming.

• Het bewaren van gegevens moet beperkt blijven tot wat noodzakelijk is.

PDPA – Maleisië

• Van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt in commerciële en arbeidsgerelateerde contexten.

• Toestemming is een essentiële voorwaarde voor het verzamelen van monitoringgegevens.

• Gegevens moeten op een eerlijke manier en voor een specifiek, duidelijk omschreven doel worden verwerkt.

• Bevat regels over bewaartermijnen, gegevensbeveiliging en externe verwerkers.

APPI (Wet op de bescherming van persoonsgegevens) – Japan

• Regelt de verwerking van persoonsgegevens van zowel klanten als werknemers.

• Organisaties moeten het doel van de monitoring definiëren en communiceren.

• Benadrukt de beveiliging van gegevens en het juiste toezicht op medewerkers die persoonsgegevens verwerken.

• De monitoring moet proportioneel zijn en in lijn met het interne beleid.

• Werknemers kunnen, afhankelijk van de context, recht hebben op inzage en correctie van hun gegevens.

PIPL (Wet op de bescherming van persoonsgegevens) – China

• Uitgebreide wetgeving inzake gegevensbescherming, die zowel werknemers- als consumentengegevens omvat.

• Een duidelijk doel, minimale gegevensconsumptie en transparantie zijn essentieel voor de monitoring.

• Toestemming kan nodig zijn, met name wanneer de monitoring gevoelige of gedetailleerde gegevens betreft.

• Stelt strenge eisen aan het bewaren, beveiligen en documenteren van gegevensverwerking.

• Geeft individuen het recht om toegang te krijgen tot, correcties aan te brengen in en verwijdering te verzoeken van de gemonitorde gegevens.

Latijns-Amerika

LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) – Brazilië

De Braziliaanse LGPD (Wet op de bescherming van persoonsgegevens) regelt elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief informatie die wordt verzameld via online of werkplekmonitoring. Organisaties moeten een duidelijke wettelijke basis hebben voor monitoring en het doel ervan toelichten. Monitoring moet beperkt blijven tot wat noodzakelijk is, transparant worden uitgevoerd en ondersteund worden door passende beveiligingsmaatregelen. Personen hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te laten verwijderen.

Nationale privacywetten in Argentinië, Mexico en Chili

Deze landen hebben nationale wetgeving inzake gegevensbescherming die van toepassing is op persoonsgegevens die worden verzameld via monitoringtools. De algemene vereisten omvatten een rechtmatig doel, het informeren van betrokkenen over de monitoring en het beveiligen van de gegevens. Monitoring moet redelijk en proportioneel zijn, en betrokkenen hebben over het algemeen het recht om hun gegevens in te zien of te laten bijwerken. Hoewel de specifieke regels verschillen, zijn transparantie en noodzakelijkheid consistente verwachtingen in de hele regio.

Midden-Oostengebied

Wetgeving inzake gegevensbescherming in de VAE (DPL / PDPL)

De federale wetgeving inzake gegevensbescherming van de VAE is van toepassing op organisaties die persoonsgegevens verwerken van personen in de VAE, waaronder werknemers. Voor monitoring is een duidelijk en rechtmatig doel vereist, de gegevensverzameling is beperkt tot wat noodzakelijk is en er wordt sterk de nadruk gelegd op transparantie en beveiliging. Organisaties dienen hun personeel te informeren over eventuele monitoring, de redenen hiervoor te documenteren en interne beleidsregels en waarborgen te treffen voor de verwerking van de gemonitorde gegevens.

Wetgeving inzake gegevensbescherming in Qatar

De Qatarese wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens is van toepassing op persoonsgegevens die elektronisch worden verwerkt of bestemd zijn voor elektronische verwerking. De wet erkent het recht van een individu op gegevensbescherming en vereist over het algemeen toestemming of een andere rechtmatige grondslag voordat persoonsgegevens worden verwerkt, inclusief gegevens die via monitoringsystemen worden verzameld. Organisaties moeten passende beveiligingsmaatregelen treffen, transparant zijn over hoe persoonsgegevens worden gebruikt en de rechten van individuen op inzage en correctie van hun gegevens respecteren.

Saoedi-Arabische wet op de bescherming van persoonsgegevens (PDPL)

De Saoedische PDPL (Personal Data Protection Law) is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van personen in het Koninkrijk, door organisaties binnen en buiten het land. Voor monitoring is het vereist dat organisaties duidelijke doeleinden definiëren, schriftelijke privacyverklaringen opstellen en personen informeren over hoe hun gegevens worden verzameld en gebruikt. Toestemming is in veel gevallen een belangrijke basis voor verwerking, hoewel de wet ook verwerking toestaat om bepaalde zakelijke, wettelijke en publieke redenen. Werkgevers die monitoringtools gebruiken, worden geacht de gemonitorde gegevens te beschermen, de toegang te beperken en werknemersinformatie te verwerken in overeenstemming met de transparantie-, beveiligings- en bewaarvoorschriften van de PDPL.