Przepisy dotyczące monitorowania online i kwestie zgodności z zasadami prywatności

Ostatnia aktualizacja: maj 2026

Oprogramowanie do monitorowania online może pomóc organizacjom chronić zasoby firmy, poprawiać produktywność i zrozumieć, jak wykonywana jest praca cyfrowa. Jednak monitorowanie pracowników, urządzeń, aktywności online lub komunikacji może obejmować dane osobowe i zasady prywatności w miejscu pracy.

Ta strona zawiera ogólny przegląd kwestii prywatności i zgodności związanych z autoryzowanym korzystaniem z oprogramowania monitorującego. Podkreśla wspólne tematy występujące w głównych ramach prywatności i monitorowania w miejscu pracy, takie jak przejrzystość, zgodny z prawem cel, minimalizacja danych, bezpieczeństwo, przechowywanie i powiadomienie użytkownika.

Konkretne wymagania mogą się różnić w zależności od kraju, stanu, branży, własności urządzenia, rodzaju gromadzonych danych oraz sposobu konfiguracji monitorowania.

Globalne i regionalne ramy prywatności

GDPR (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych - Unia Europejska)

GDPR jest podstawowym rozporządzeniem Unii Europejskiej dotyczącym ochrony danych. Może mieć zastosowanie do organizacji znajdujących się w UE lub poza nią, gdy przetwarzają dane osobowe w sposób objęty terytorialnym zakresem GDPR, w tym w niektórych przypadkach dotyczących osób w UE. Monitorowanie aktywności online, monitorowanie pracowników i inne formy cyfrowego śledzenia mogą mieścić się w jego zakresie, gdy obejmują dane osobowe.

Zgodnie z GDPR działania monitorujące zasadniczo wymagają ważnej podstawy prawnej i powinny być konieczne, proporcjonalne oraz przejrzyste. W zależności od kontekstu organizacje mogą opierać się na takiej podstawie prawnej jak uzasadnione interesy, konieczność umowna, obowiązek prawny lub zgoda. W kontekście zatrudnienia zgoda nie zawsze może być właściwa ze względu na relację między pracodawcą a pracownikiem.

Opierając się na uzasadnionych interesach, organizacje powinny ocenić i udokumentować, czy cel monitorowania jest zgodny z prawem, konieczny i zrównoważony względem praw i wolności danych osób. Gdy monitorowanie może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób, może być wymagana ocena skutków dla ochrony danych (DPIA).

Przejrzystość jest niezbędna. Osoby powinny zasadniczo zostać z wyprzedzeniem poinformowane o rodzaju monitorowania, jego celu, kategoriach gromadzonych danych, podstawie prawnej, tym, kto może uzyskać dostęp do danych, oraz jak długo dane będą przechowywane. Ukryte lub nieujawnione monitorowanie jest bardzo wrażliwe, w wielu przypadkach może być niezgodne z prawem i powinno być oceniane oddzielnie zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi.

GDPR podkreśla również minimalizację danych, wymagając od organizacji gromadzenia wyłącznie tych danych osobowych, które są konieczne do określonego celu. Ciągłe lub nadmiernie inwazyjne monitorowanie bez jasnego uzasadnienia może być sprzeczne z zasadami GDPR.

W przypadku narzędzi do monitorowania online najważniejsze kwestie związane z GDPR zwykle obejmują:

• Przekazywanie jasnego powiadomienia o monitorowaniu tam, gdzie jest to wymagane

• Gromadzenie wyłącznie niezbędnych i odpowiednich danych

• Stosowanie odpowiednich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa

• Identyfikowanie i dokumentowanie podstawy prawnej przetwarzania

• Ocena uzasadnionych interesów lub przetwarzania o wyższym ryzyku tam, gdzie ma to zastosowanie

• Umożliwienie osobom wykonywania odpowiednich praw do prywatności, takich jak dostęp, usunięcie, sprzeciw lub ograniczenie

Oficjalne źródła:

• Rozporządzenie (UE) 2016/679 - Ogólne rozporządzenie o ochronie danych Oficjalny tekst GDPR opublikowany w EUR-Lex.

• Wytyczne EDPB 3/2018 dotyczące terytorialnego zakresu GDPR Wyjaśnia, kiedy GDPR może mieć zastosowanie do organizacji w UE i poza nią.

• Wytyczne EDPB 05/2020 dotyczące zgody na podstawie rozporządzenia 2016/679 Zawiera wytyczne dotyczące ważnej zgody zgodnie z GDPR.

• Komisja Europejska - Kiedy wymagana jest ocena skutków dla ochrony danych? Wyjaśnia, kiedy DPIA może być wymagana przy przetwarzaniu danych osobowych wyższego ryzyka.

• EDPS - Prywatne korzystanie z komunikacji elektronicznej w miejscu pracy Zawiera wytyczne dotyczące komunikacji w miejscu pracy, oczekiwań dotyczących prywatności i proporcjonalnego monitorowania.

Wytyczne OECD dotyczące prywatności (Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju)

Wytyczne OECD dotyczące prywatności zawierają międzynarodowo uznane zasady prywatności i ochrony danych osobowych. Nie są prawnie wiążące w taki sam sposób jak przepisy krajowe lub regionalne, ale wpłynęły na ramy prywatności i polityki ochrony danych w wielu krajach.

Wytyczne podkreślają podstawowe zasady prywatności, takie jak ograniczenie gromadzenia, jakość danych, określenie celu, ograniczenie wykorzystania, zabezpieczenia, otwartość, udział jednostki i rozliczalność. Zasady te wspierają odpowiedzialne postępowanie z danymi i zachęcają organizacje do gromadzenia oraz wykorzystywania danych osobowych wyłącznie w jasnych, określonych i właściwych celach.

W przypadku monitorowania online i monitorowania pracowników Wytyczne OECD dotyczące prywatności nie zawierają szczegółowych zasad właściwych dla monitorowania. Oferują jednak użyteczne ramy prywatności do oceny, czy praktyki monitorowania są przejrzyste, ograniczone do uzasadnionego celu, chronione odpowiednimi zabezpieczeniami i rozliczalne.

Chociaż Wytyczne OECD dotyczące prywatności nie są egzekwowalne tak jak GDPR, pozostają ważnym międzynarodowym punktem odniesienia dla odpowiedzialnego i świadomego prywatności przetwarzania danych.

W praktyce zasady te mogą pomóc organizacjom rozważyć, czy powinny:

• Jasnego komunikowania praktyk monitorowania

• Ograniczenie gromadzenia danych do tego, co jest konieczne do określonego celu

• Ochrony monitorowanych danych przed nieuprawnionym dostępem

• Przekazywanie osobom odpowiednich informacji o tym, jak wykorzystywane są ich dane

• Regularny przegląd praktyk monitorowania pod kątem uczciwości, konieczności i proporcjonalności

Oficjalne źródła:

• Wytyczne OECD dotyczące ochrony prywatności i transgranicznego przepływu danych osobowych Oficjalna publikacja OECD zawierająca zasady prywatności i powiązane ramy.

• OECD - Prywatność i ochrona danych Strona przeglądowa OECD wyjaśniająca rolę Wytycznych dotyczących prywatności w globalnych ramach prywatności i ochrony danych.

Stany Zjednoczone

W Stanach Zjednoczonych monitorowanie w miejscu pracy i online jest regulowane przez połączenie przepisów federalnych, stanowych przepisów dotyczących prywatności, zasad dotyczących komunikacji elektronicznej, wymagań dotyczących wynagrodzeń i czasu pracy oraz regulacji sektorowych. Nie istnieje jedna ogólnokrajowa ustawa dotycząca monitorowania pracowników, która obejmowałaby każdą sytuację. Wymagania mogą się różnić w zależności od stanu, rodzaju gromadzonych danych, tego, czy komunikacja jest przechwytywana lub czy uzyskuje się do niej dostęp, czy urządzenie należy do firmy czy jest prywatne, oraz sposobu wykorzystania danych z monitorowania.

Oficjalne źródła:

• Kalifornijski Departament Sprawiedliwości - Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA) Oficjalny przegląd Kalifornijskiego Departamentu Sprawiedliwości dotyczący praw wynikających z CCPA, wymaganych powiadomień, praw rezygnacji, praw do sprostowania, praw do usunięcia oraz praw dotyczących wrażliwych informacji osobowych.

• Kalifornijska Agencja Ochrony Prywatności - Prawo i przepisy Oficjalna strona Kalifornijskiej Agencji Ochrony Prywatności dotycząca przepisów CCPA/CPRA i procesu stanowienia regulacji.

• U.S. Code - 18 U.S.C. Sekcja 2511: Zakaz przechwytywania i ujawniania komunikacji przewodowej, ustnej lub elektronicznej Oficjalny tekst U.S. Code dotyczący przechwytywania komunikacji elektronicznej.

• Departament Sprawiedliwości USA - Ustawa o prywatności komunikacji elektronicznej z 1986 r. Przegląd DOJ dotyczący ECPA i jej związku z komunikacją elektroniczną i cyfrową.

• Departament Pracy USA - Biuletyn pomocy terenowej nr 2020-5 Oficjalne wytyczne DOL dotyczące śledzenia i wynagradzania przepracowanych godzin, w tym sytuacji pracy zdalnej.

• New York Civil Rights Law Sekcja 52-c - Pracodawcy prowadzący monitoring elektroniczny; wymagane wcześniejsze powiadomienie Oficjalne prawo stanu Nowy Jork wymagające wcześniejszego powiadomienia w przypadku określonego elektronicznego monitorowania pracowników.

• Connecticut General Statutes Sekcja 31-48d - Powiadomienie o monitorowaniu elektronicznym Oficjalny statut stanu Connecticut dotyczący wymagań powiadamiania dla pracodawców prowadzących monitoring elektroniczny.

• Delaware Code Tytuł 19 Sekcja 705 - Powiadomienie o monitorowaniu transmisji telefonicznych, poczty elektronicznej i korzystania z Internetu Oficjalne prawo stanu Delaware dotyczące wymagań powiadamiania przy monitorowaniu telefonu, poczty e-mail i korzystania z Internetu.

Kanada

PIPEDA (Ustawa o ochronie informacji osobowych i dokumentach elektronicznych)

PIPEDA ma zastosowanie do wielu organizacji sektora prywatnego w Kanadzie, które gromadzą, wykorzystują lub ujawniają informacje osobowe w toku działalności handlowej. W przypadku informacji osobowych pracowników PIPEDA zasadniczo ma zastosowanie do miejsc pracy regulowanych federalnie, podczas gdy niektóre prowincje mają własne przepisy dotyczące prywatności w sektorze prywatnym.

PIPEDA może obejmować informacje osobowe gromadzone poprzez monitorowanie online lub monitorowanie pracowników, w tym identyfikatory, dane urządzeń, aktywność online, korzystanie z aplikacji, dane związane z komunikacją i rejestry produktywności.

Organizacje powinny określić jasny cel monitorowania, ograniczyć gromadzenie danych do tego, co konieczne, i przetwarzać informacje osobowe w sposób przejrzysty.

Tam, gdzie wymagana jest zgoda, powinna być ona znacząca i oparta na jasnych informacjach o tym, jakie dane są gromadzone, dlaczego są gromadzone, jak będą wykorzystywane i kto może mieć do nich dostęp.

Pracownicy powinni zasadniczo być informowani o tym, co jest monitorowane, dlaczego stosuje się monitorowanie, jak informacje będą wykorzystywane i jak długo mogą być przechowywane.

Informacje osobowe gromadzone poprzez monitorowanie powinny być chronione odpowiednimi zabezpieczeniami.

Prowincjonalne ustawy o prywatności (Alberta PIPA, British Columbia PIPA, Quebec Law 25)

Alberta, Kolumbia Brytyjska i Quebec mają przepisy dotyczące prywatności w sektorze prywatnym, które mogą mieć zastosowanie w ich odpowiednich prowincjach.

Przepisy te zasadniczo opierają się na podobnych zasadach prywatności, takich jak rozsądny cel, ograniczone gromadzenie danych, przejrzystość, prawa dostępu, limity przechowywania i odpowiednie zabezpieczenia.

W przypadku monitorowania pracowników wymagania mogą zależeć od prowincji, rodzaju miejsca pracy, celu monitorowania, wrażliwości danych oraz tego, czy monitorowanie jest rozsądne dla zarządzania relacją zatrudnienia.

Pracodawcy powinni informować pracowników przed gromadzeniem informacji osobowych za pomocą narzędzi monitorujących tam, gdzie jest to wymagane.

Niektóre prowincje mogą wymagać polityk lub powiadomień wyjaśniających, jakie informacje osobowe są gromadzone, dlaczego są gromadzone, jak długo są przechowywane i kto może mieć do nich dostęp.

Organizacje działające w wielu kanadyjskich prowincjach powinny przejrzeć zarówno wymagania federalne, jak i prowincjonalne przed wdrożeniem oprogramowania monitorującego.

Oficjalne źródła:

• Biuro Komisarza ds. Prywatności Kanady - PIPEDA Oficjalny przegląd federalnego kanadyjskiego prawa dotyczącego prywatności w sektorze prywatnym.

• Biuro Komisarza ds. Prywatności Kanady - Prywatność w miejscu pracy Wytyczne dotyczące prywatności w miejscu pracy, informacji osobowych pracowników i obowiązków pracodawcy.

• Biuro Komisarza ds. Prywatności Kanady - Wytyczne dotyczące uzyskiwania znaczącej zgody Wytyczne dotyczące znaczącej zgody na podstawie kanadyjskiego prawa prywatności w sektorze prywatnym.

• Rząd Alberty - Ustawa o ochronie informacji osobowych Oficjalna strona rządu Alberty dotycząca prawa prywatności Alberty w sektorze prywatnym.

• Rząd Alberty - Osobowe informacje pracownicze Wytyczne dotyczące tego, jak Alberta PIPA ma zastosowanie do osobowych informacji pracowniczych.

• BC Laws - Ustawa o ochronie informacji osobowych Oficjalny tekst Ustawy o ochronie informacji osobowych Kolumbii Brytyjskiej.

• Legis Quebec - Ustawa dotycząca ochrony informacji osobowych w sektorze prywatnym Oficjalny tekst prawa prywatności Quebecu w sektorze prywatnym.

Wielka Brytania

UK GDPR

• Ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w Wielkiej Brytanii, w tym monitorowania pracowników i aktywności online.

• Wymaga jasnej podstawy prawnej monitorowania, takiej jak uzasadnione interesy, obowiązek prawny, konieczność umowna lub zgoda tam, gdzie jest to właściwe.

• Monitorowanie powinno być konieczne, proporcjonalne, przejrzyste i nie nadmiernie inwazyjne.

• Pracodawcy powinni przeprowadzić ocenę ryzyka i mogą potrzebować sporządzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), gdy monitorowanie może stwarzać wysokie ryzyko dla osób, takie jak ciągłe śledzenie, keylogging lub inne inwazyjne monitorowanie.

• Personel powinien zasadniczo wiedzieć, co jest monitorowane, dlaczego jest monitorowane, jakie dane są gromadzone, jak będą wykorzystywane, kto może mieć do nich dostęp i jak długo będą przechowywane.

Ustawa o ochronie danych z 2018 r.

• Uzupełnia UK GDPR i zapewnia dodatkowe zasady, warunki oraz wyjątki dotyczące przetwarzania danych osobowych.

• Zawiera przepisy istotne dla danych szczególnej kategorii, danych dotyczących przestępstw, przetwarzania związanego z zatrudnieniem oraz przetwarzania przez organy ścigania.

• Wzmacnia zasady takie jak minimalizacja danych, ograniczenie celu, bezpieczeństwo, rozliczalność i prawa jednostki.

• Osoby zasadniczo mają prawo dostępu do swoich danych osobowych, a w niektórych przypadkach prawo sprzeciwu wobec określonych rodzajów przetwarzania.

RIPA i powiązane zasady dotyczące przechwytywania

• Ustawa o regulacji uprawnień śledczych z 2000 r. oraz powiązane brytyjskie zasady dotyczące przechwytywania regulują określone rodzaje przechwytywania i dostępu do komunikacji.

• Przechwytywanie komunikacji może być ograniczone, chyba że istnieje uprawnienie ustawowe, zgoda lub inna mająca zastosowanie podstawa prawna albo wyjątek.

• W przypadku monitorowania w miejscu pracy monitorowanie komunikacji powinno być oceniane ostrożnie, zwłaszcza gdy może obejmować e-mail, czat, połączenia, wiadomości lub inną treść komunikacji.

• Ukryte lub nieujawnione monitorowanie jest bardzo wrażliwe, w wielu przypadkach może być niezgodne z prawem i powinno być rozważane wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach, z jasnym uzasadnieniem i odpowiednim przeglądem prawnym.

Wytyczne ICO dotyczące praktyk zatrudnienia

• Brytyjskie Biuro Komisarza ds. Informacji zapewnia wytyczne dotyczące monitorowania pracowników i przetwarzania danych osobowych pracowników.

• ICO podkreśla, że monitorowanie powinno być ukierunkowane, proporcjonalne, uzasadnione jasnym celem i nie nadmierne.

• Pracodawcy powinni rozważyć wpływ na pracowników przed wprowadzeniem narzędzi monitorujących, zwłaszcza gdy monitorowanie jest inwazyjne lub ciągłe.

• Pracodawcy powinni tworzyć jasne pisemne polityki wyjaśniające, co jest monitorowane, dlaczego jest monitorowane, jak dane są wykorzystywane, kto może mieć do nich dostęp i jak długo są przechowywane.

• Wytyczne podkreślają przejrzystość, rozliczalność, konsultacje tam, gdzie jest to właściwe, oraz poszanowanie uzasadnionych oczekiwań pracowników dotyczących prywatności.

Oficjalne źródła:

• ICO - Praktyki zatrudnienia i ochrona danych: monitorowanie pracowników Oficjalne centrum wytycznych ICO dotyczące praktyk zatrudnienia, w tym monitorowania pracowników i powiązanych obowiązków w zakresie ochrony danych.

• ICO - Przewodnik po podstawie prawnej Wytyczne ICO dotyczące podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych na podstawie UK GDPR.

• ICO - Kiedy musimy przeprowadzić DPIA? Wytyczne ICO wyjaśniające, kiedy może być wymagana ocena skutków dla ochrony danych.

• legislation.gov.uk - Ustawa o ochronie danych z 2018 r. Oficjalny tekst Ustawy o ochronie danych z 2018 r.

• legislation.gov.uk - Ustawa o regulacji uprawnień śledczych z 2000 r. Oficjalny tekst Ustawy o regulacji uprawnień śledczych z 2000 r.

• GOV.UK - Przechwytywanie komunikacji: kodeks postępowania Brytyjski rządowy kodeks postępowania dotyczący przechwytywania komunikacji.

Australia i Nowa Zelandia

Ustawa o prywatności z 1988 r. (Australia)

Ustawa o prywatności z 1988 r. określa nadrzędne ramy dotyczące tego, w jaki sposób australijskie organizacje obchodzą się z informacjami osobowymi, w tym z określonymi danymi, które mogą być gromadzone poprzez monitorowanie online lub systemy związane z miejscem pracy.

Wymaga od organizacji objętych przepisami gromadzenia wyłącznie informacji, które są rozsądnie konieczne, przejrzystości w zakresie sposobu wykorzystywania informacji osobowych oraz zapewnienia ich bezpieczeństwa.

Ustawa nie zawiera szczegółowych zasad dotyczących nadzoru w miejscu pracy, a dokumentacja pracownicza przetwarzana przez pracodawców sektora prywatnego może w określonych okolicznościach być zwolniona z Australijskich Zasad Prywatności. Jednak monitorowanie obejmujące informacje osobowe może nadal podlegać Ustawie o prywatności w niektórych kontekstach, na przykład gdy zwolnienie dotyczące dokumentacji pracowniczej nie ma zastosowania, gdy usługodawcy przetwarzają dane pracowników lub gdy uruchamiane są inne obowiązki dotyczące prywatności.

W praktyce pracodawcy i usługodawcy korzystający z narzędzi monitorujących powinni określić jasne cele biznesowe, unikać nadmiernego śledzenia, wyjaśniać swoje praktyki w politykach prywatności i dokumentacji wewnętrznej oraz uwzględniać odpowiednie stanowe lub terytorialne przepisy dotyczące nadzoru w miejscu pracy.

Ustawy o nadzorze w miejscu pracy (poziom stanowy, Australia)

Niektóre australijskie stany i terytoria regulują monitorowanie w miejscu pracy bardziej bezpośrednio poprzez przepisy dotyczące nadzoru w miejscu pracy, takie jak Workplace Surveillance Act 2005 (NSW) oraz Workplace Privacy Act 2011 (ACT).

Przepisy te mogą regulować, kiedy i w jaki sposób pracodawcy mogą stosować nadzór kamerowy, komputerowy i śledzący, często wymagając wcześniejszego pisemnego powiadomienia, jasnych polityk i szczególnych warunków przed rozpoczęciem monitorowania.

Ukryty lub tajny nadzór jest ściśle ograniczony i może wymagać szczególnego upoważnienia lub zgody prawnej. Nie powinien być traktowany jako rutynowa metoda śledzenia wydajności.

W przypadku narzędzi do monitorowania online oznacza to, że pracodawcy w objętych przepisami stanach i terytoriach powinni przekazywać jasne i terminowe powiadomienie tam, gdzie jest to wymagane, oraz zapewnić, że każdy nadzór nad komputerem, Internetem, pocztą e-mail lub śledzeniem jest zgodny z obowiązującymi warunkami ustawowymi.

Ustawa o prywatności z 2020 r. (Nowa Zelandia)

Nowozelandzka Ustawa o prywatności z 2020 r. zapewnia krajowe ramy prywatności i ma zastosowanie do informacji osobowych przetwarzanych przez agencje, w tym informacji gromadzonych poprzez monitorowanie w miejscu pracy lub online.

Ustawa wymaga od organizacji gromadzenia informacji wyłącznie w zgodnych z prawem, koniecznych celach, otwartości w zakresie swoich praktyk oraz zapewnienia osobom dostępu do ich informacji osobowych tam, gdzie ma to zastosowanie.

Wytyczne organów regulacyjnych podkreślają, że monitorowanie, nagrywanie lub filmowanie pracowników musi odbywać się zgodnie z Ustawą o prywatności i zasadami prywatności. Pracodawcy powinni również rozważyć, jak monitorowanie może wpływać na zaufanie pracowników, morale i relacje w miejscu pracy.

Pracodawców zachęca się do konsultowania się z personelem, wyjaśniania, dlaczego monitorowanie jest potrzebne, stosowania jasnych polityk zakładowych oraz rozważenia wpływu ciągłego lub szczegółowego śledzenia.

Oficjalne źródła:

• OAIC - Ustawa o prywatności Oficjalny przegląd australijskiej Ustawy o prywatności z 1988 r. oraz Australijskich Zasad Prywatności.

• OAIC - Zwolnienie dotyczące dokumentacji pracowniczej Wyjaśnia, kiedy przetwarzanie dokumentacji pracowniczej przez pracodawców sektora prywatnego może być zwolnione z Australijskich Zasad Prywatności.

• OAIC - Monitorowanie i nadzór w miejscu pracy Wytyczne wyjaśniające, że monitorowanie w miejscu pracy może obejmować przepisy stanowe, terytorialne i inne odpowiednie przepisy australijskie.

• ACT Legislation - Ustawa o prywatności w miejscu pracy z 2011 r. Oficjalna strona legislacyjna ACT dotycząca Ustawy o prywatności w miejscu pracy z 2011 r.

• New Zealand Legislation - Ustawa o prywatności z 2020 r. Oficjalny tekst nowozelandzkiej Ustawy o prywatności z 2020 r.

• Nowozelandzki Komisarz ds. Prywatności - Ustawa o prywatności z 2020 r. Oficjalny przegląd nowozelandzkich zasad prywatności.

• Employment New Zealand - Prywatność pracowników Wytyczne dotyczące prywatności pracowników, monitorowania w miejscu pracy, nagrywania i filmowania pracowników.

Obszar Azji i Pacyfiku

PDPA (Ustawa o ochronie danych osobowych) - Singapur

• Obejmuje dane osobowe gromadzone, wykorzystywane lub ujawniane przez organizacje, w tym dane, które mogą być gromadzone poprzez monitorowanie pracowników lub monitorowanie online.

• Wymaga od organizacji gromadzenia, wykorzystywania lub ujawniania danych osobowych w odpowiednich celach oraz za zgodą, domniemaną zgodą lub na podstawie innego mającego zastosowanie wyjątku tam, gdzie jest to dozwolone.

• Silny nacisk na przejrzystość, właściwe powiadomienie, ograniczenie celu i zabezpieczenia ochrony danych.

• Organizacje powinny informować osoby o celach, w jakich ich dane osobowe są gromadzone, wykorzystywane lub ujawniane.

• Przechowywanie powinno być ograniczone do tego, co konieczne do celów prawnych lub biznesowych.

PDPA - Malezja

• Ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w transakcjach handlowych, w tym w kontekstach związanych z zatrudnieniem, gdzie dane osobowe są gromadzone lub wykorzystywane.

• Wymaga od organizacji przestrzegania kluczowych zasad ochrony danych osobowych, w tym zasad ogólnych, powiadomienia i wyboru, ujawniania, bezpieczeństwa, przechowywania, integralności danych oraz dostępu.

• Organizacje powinny przekazywać jasne powiadomienie o celu gromadzenia danych osobowych i o tym, jak dane będą wykorzystywane.

• Dane muszą być przetwarzane w określonym i wskazanym celu, chronione odpowiednimi środkami bezpieczeństwa i nieprzechowywane dłużej niż to konieczne.

• Obejmuje zasady dotyczące przechowywania, bezpieczeństwa danych, praw dostępu, praw do sprostowania i przetwarzania przez strony trzecie.

APPI (Ustawa o ochronie informacji osobowych) - Japonia

• Reguluje postępowanie z informacjami osobowymi przez przedsiębiorstwa i inne objęte przepisami podmioty, w tym danymi osobowymi klientów i pracowników.

• Wymaga od organizacji określenia celu wykorzystania i przetwarzania informacji osobowych w ramach tego wskazanego celu.

• Podkreśla bezpieczeństwo danych, dokładność, kontrolę przechowywania oraz właściwy nadzór nad pracownikami i usługodawcami przetwarzającymi dane osobowe.

• Praktyki monitorowania obejmujące informacje osobowe powinny być zgodne z politykami wewnętrznymi i wskazanym celem wykorzystania.

• Osoby mogą mieć prawa do ujawnienia, sprostowania, zawieszenia wykorzystania lub usunięcia, w zależności od kontekstu.

PIPL (Ustawa o ochronie informacji osobowych) - Chiny

• Kompleksowa ustawa o ochronie informacji osobowych obejmująca przetwarzanie informacji osobowych w Chinach oraz niektóre działania przetwarzania poza Chinami dotyczące osób w Chinach.

• Wymaga jasnego i rozsądnego celu, minimalizacji danych, przejrzystości oraz odpowiednich środków bezpieczeństwa.

• Zgoda może być wymagana w wielu przypadkach, natomiast inne zgodne z prawem podstawy przetwarzania mogą mieć zastosowanie w zależności od kontekstu.

• Oddzielna zgoda może być wymagana w przypadku wrażliwych informacji osobowych, określonych ujawnień, transferów transgranicznych lub innych działań przetwarzania o wyższym ryzyku.

• Przyznaje osobom prawa takie jak dostęp, sprostowanie, usunięcie, wycofanie zgody oraz wyjaśnienie zasad przetwarzania.

Oficjalne źródła:

• Singapore PDPC - Ustawa o ochronie danych osobowych Oficjalny przegląd singapurskiej Ustawy o ochronie danych osobowych.

• Singapore PDPC - Obowiązki w zakresie ochrony danych Oficjalna strona PDPC wyjaśniająca kluczowe obowiązki, takie jak zgoda, powiadomienie, ograniczenie celu, ochrona i przechowywanie.

• Singapore PDPC - Wytyczne doradcze dotyczące kluczowych pojęć w PDPA Oficjalne wytyczne wyjaśniające kluczowe pojęcia PDPA, w tym zgodę i wyjątki.

• Malezyjski Departament Ochrony Danych Osobowych - Ustawa o ochronie danych osobowych z 2010 r. Oficjalna strona rządu Malezji dotycząca Ustawy o ochronie danych osobowych z 2010 r.

• Malezyjski Departament Ochrony Danych Osobowych - Zasady ochrony danych osobowych Oficjalny przegląd siedmiu malezyjskich zasad ochrony danych osobowych.

• Malezyjski Departament Ochrony Danych Osobowych - Wytyczne dotyczące informacji o ochronie danych osobowych Oficjalne wytyczne dotyczące przygotowywania informacji o ochronie danych osobowych.

• Japońska Komisja Ochrony Informacji Osobowych - Ustawa o ochronie informacji osobowych Oficjalne angielskie tłumaczenie japońskiej Ustawy o ochronie informacji osobowych.

• Japońska Komisja Ochrony Informacji Osobowych Oficjalna strona japońskiego organu regulacyjnego ds. prywatności.

• Chińska Krajowa Baza Przepisów i Regulacji - Ustawa o ochronie informacji osobowych Oficjalny chiński tekst chińskiej Ustawy o ochronie informacji osobowych.

• Chińska Administracja Cyberprzestrzeni - Ustawa o ochronie informacji osobowych Oficjalna publikacja CAC dotycząca chińskiej Ustawy o ochronie informacji osobowych.

Ameryka Łacińska

LGPD (Lei Geral de Protecao de Dados) - Brazylia

Brazylijska LGPD reguluje przetwarzanie danych osobowych, w tym danych przetwarzanych środkami cyfrowymi. Może mieć zastosowanie do informacji gromadzonych poprzez monitorowanie online lub w miejscu pracy, gdy dane dotyczą zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby.

Organizacje powinny określić odpowiednią podstawę prawną monitorowania i wyjaśnić cel gromadzenia danych. Monitorowanie powinno być ograniczone do tego, co konieczne, prowadzone w sposób przejrzysty i wspierane odpowiednimi środkami bezpieczeństwa.

Osoby mają prawa, które mogą obejmować dostęp, sprostowanie, usunięcie, przenoszenie danych, informacje o udostępnianiu danych oraz wycofanie zgody tam, gdzie ma to zastosowanie.

Krajowe przepisy o prywatności w Argentynie, Meksyku i Chile

Argentyna, Meksyk i Chile mają krajowe ramy ochrony danych, które mogą mieć zastosowanie do danych osobowych gromadzonych za pomocą narzędzi monitorujących, w zależności od kontekstu i rodzaju danych.

Wspólne oczekiwania dotyczące prywatności w całym regionie obejmują posiadanie jasnego i odpowiedniego celu, informowanie osób o gromadzeniu danych, ograniczanie wykorzystania danych do tego, co konieczne, oraz ochronę danych osobowych odpowiednimi zabezpieczeniami.

Osoby mogą mieć prawa do dostępu, sprostowania, aktualizacji, usunięcia lub sprzeciwu wobec określonych sposobów wykorzystania ich danych osobowych, w zależności od obowiązującego prawa.

Ponieważ konkretne wymagania różnią się w zależności od kraju i mogą zmieniać się z czasem, organizacje powinny przejrzeć aktualne przepisy lokalne przed wdrożeniem monitorowania online lub w miejscu pracy na tych rynkach.

Oficjalne źródła:

• Brazylia - Ustawa nr 13.709/2018, Ogólna ustawa o ochronie danych osobowych (LGPD) Oficjalny skonsolidowany tekst brazylijskiej LGPD.

• Argentyna - Agencia de Acceso a la Informacion Publica: Ochrona danych osobowych Oficjalna strona argentyńskiego organu dotycząca ochrony danych osobowych.

• Chile - Ustawa nr 19.628 o ochronie życia prywatnego Oficjalny tekst chilijskiego prawa ochrony danych osobowych.

• Chile - Ustawa nr 21.719, Ochrona i przetwarzanie danych osobowych Oficjalny tekst zmodernizowanych chilijskich ram ochrony danych.

Obszar Bliskiego Wschodu

Ustawa ZEA o ochronie danych (Federalny dekret z mocą ustawy nr 45 z 2021 r.)

Federalna ustawa ZEA o ochronie danych osobowych zapewnia ogólne ramy przetwarzania danych osobowych. Może mieć zastosowanie do organizacji, które przetwarzają dane osobowe w ZEA lub przetwarzają dane osobowe osób znajdujących się w ZEA, w zależności od zakresu ustawy oraz wszelkich obowiązujących przepisów sektorowych lub stref wolnocłowych.

W przypadku monitorowania organizacje powinny określić jasny i zgodny z prawem cel, ograniczyć gromadzenie danych do tego, co konieczne, oraz położyć silny nacisk na przejrzystość i bezpieczeństwo.

Organizacje powinny informować personel o monitorowaniu tam, gdzie jest to wymagane, dokumentować powody gromadzenia danych osobowych oraz wdrażać wewnętrzne polityki i zabezpieczenia dotyczące postępowania z monitorowanymi danymi.

Katarska ustawa o ochronie prywatności danych

Katarskie prawo dotyczące prywatności danych osobowych obejmuje dane osobowe przetwarzane elektronicznie lub przeznaczone do przetwarzania elektronicznego.

Uznaje prawo jednostki do prywatności danych i wymaga, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z zasadami takimi jak przejrzystość, uczciwość i poszanowanie prywatności.

W przypadku systemów monitorowania organizacje powinny mieć jasny i zgodny z prawem cel, informować osoby tam, gdzie jest to wymagane, oraz chronić dane osobowe odpowiednimi środkami bezpieczeństwa.

Organizacje powinny również respektować obowiązujące prawa, w tym prawa dostępu i sprostowania tam, gdzie są dostępne.

Saudyjska ustawa o ochronie danych osobowych (PDPL)

Saudyjska PDPL reguluje przetwarzanie danych osobowych w Królestwie i może również mieć zastosowanie do określonych działań przetwarzania poza Królestwem, gdy dotyczą one danych osobowych osób w Arabii Saudyjskiej.

W przypadku monitorowania organizacje powinny określić jasne cele, przyjąć polityki prywatności oraz informować osoby o tym, jak ich dane osobowe będą gromadzone i wykorzystywane.

Zgoda może być wymagana w wielu przypadkach, podczas gdy inne zgodne z prawem podstawy mogą mieć zastosowanie w zależności od kontekstu.

Pracodawcy korzystający z narzędzi monitorujących powinni chronić monitorowane dane, ograniczać dostęp wewnętrzny, unikać niepotrzebnego gromadzenia danych oraz przetwarzać informacje pracowników zgodnie z wymogami PDPL dotyczącymi przejrzystości, bezpieczeństwa i przechowywania.

Oficjalne źródła:

• Prawo ZEA - Federalny dekret z mocą ustawy nr 45 z 2021 r. o ochronie danych osobowych Oficjalny tekst federalnej ustawy ZEA o ochronie danych osobowych.

• Qatar Al Meezan - Ustawa nr 13 z 2016 r. o ochronie prywatności danych osobowych Oficjalny angielski tekst PDF katarskiego prawa dotyczącego prywatności danych osobowych.

• SDAIA - Prawo ochrony danych Oficjalna strona Saudyjskiego Urzędu ds. Danych i Sztucznej Inteligencji dotycząca saudyjskiej Ustawy o ochronie danych osobowych.

• SDAIA - Ustawa o ochronie danych osobowych Oficjalna angielska wersja saudyjskiej Ustawy o ochronie danych osobowych.

Końcowe kwestie dotyczące odpowiedzialnego monitorowania

Przepisy dotyczące monitorowania online i monitorowania pracowników znacznie różnią się między krajami, stanami, branżami i środowiskami pracy. To samo narzędzie monitorujące może być akceptowalne w jednym kontekście, a niewłaściwe lub niezgodne z prawem w innym, w zależności od sposobu konfiguracji, rodzaju gromadzonych danych, tego, czy użytkownicy są informowani, oraz sposobu wykorzystania informacji.

Odpowiedzialny program monitorowania powinien zasadniczo obejmować:

• Jasny i uzasadniony cel monitorowania

• Pisemne polityki wewnętrzne wyjaśniające, co jest monitorowane i dlaczego

• Powiadomienie użytkownika lub pracownika tam, gdzie jest wymagane

• Ograniczone i proporcjonalne gromadzenie danych

• Silne kontrole dostępu i zabezpieczenia bezpieczeństwa

• Określone okresy przechowywania zebranych danych

• Regularny przegląd praktyk monitorowania

• Przegląd prawny scenariuszy monitorowania wysokiego ryzyka, wrażliwego, ukrytego lub transgranicznego

Spyrix dostarcza oprogramowanie monitorujące do autoryzowanego użytku. Jednak każda organizacja jest odpowiedzialna za ustalenie, czy jej konkretne wykorzystanie narzędzi monitorujących jest zgodne z obowiązującymi przepisami, politykami wewnętrznymi i wymaganiami dotyczącymi powiadomień. W razie wątpliwości organizacje powinny skonsultować się z wykwalifikowanym doradcą prawnym przed wdrożeniem oprogramowania monitorującego lub włączeniem bardziej inwazyjnych funkcji monitorowania.