Lagar om onlineövervakning

Spyrix-teamet samlar viktiga rättsakter och dokument som beskriver hur arbetsgivare lagligt kan övervaka sina anställdas onlineaktiviteter. Det ger också riktlinjer för hur övervakningsverktyg kan användas för personliga ändamål.

Globala internationella lagar

GDPR (Allmän dataskyddsförordning - Europeiska unionen)

GDPR är Europeiska unionens centrala dataskyddsförordning och gäller för alla organisationer som behandlar individers personuppgifter i EU, oavsett var organisationen är verksam. Övervakning av onlineaktivitet, övervakning av anställda och alla former av digital spårning faller inom dess tillämpningsområde när de involverar personuppgifter.

Enligt GDPR är övervakning i allmänhet endast laglig när det finns en giltig rättslig grund, såsom berättigat intresse, fullgörande av ett avtal eller inhämtning av uttryckligt samtycke. Innan organisationer implementerar övervakningsverktyg bör de säkerställa att övervakningen är nödvändig, proportionerlig och inte i onödan inkräktar på individers integritet.

GDPR kräver att företag genomför en bedömning av berättigat intresse (Ligitim Interest Assessment, LIA) eller, när övervakning sannolikt medför högre risker, en konsekvensbedömning gällande dataskydd (Data Protection Impact Assessment, DPIA). Dessa utvärderingar hjälper till att fastställa motiveringen för övervakning och identifiera sätt att minska riskerna för datainsamling.

Transparens är avgörande. Individer måste i förväg tydligt informeras om typen av övervakning, syftet, de insamlade uppgifterna, den rättsliga grunden, vem som kommer att ha tillgång och hur länge uppgifterna kommer att lagras. Hemlig eller dold övervakning är i allmänhet begränsad och tillåten endast under mycket snäva omständigheter som definieras i nationell lagstiftning.

GDPR betonar också dataminimering, vilket kräver att organisationer endast samlar in det som är nödvändigt för ett definierat syfte. Kontinuerlig eller alltför ingripande övervakning utan en tydlig motivering kan bryta mot GDPR-principerna.

För onlineövervakningsverktyg inkluderar de mest relevanta GDPR-skyldigheterna:

• Tydlig information om övervakning

• Samlar endast in nödvändiga uppgifter

• Användning av lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

• Identifiera och dokumentera den lagliga grunden för behandling

• Att tillåta individer att utöva sina rättigheter (åtkomst, radering, invändning etc.)

OECD:s riktlinjer för integritetsskydd (Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling)

OECD:s riktlinjer för integritetsskydd anger internationellt erkända principer för dataskydd och integritet. Även om de inte är rättsligt bindande påverkar de nationella integritetslagar världen över och fungerar som ett ramverk för ansvarsfull datahantering.

Riktlinjerna betonar rättvisa, transparens, ändamålsbegränsning, datakvalitet, säkerhetsåtgärder, öppenhet och ansvarsskyldighet. Dessa principer uppmuntrar organisationer att endast samla in personuppgifter för tydliga, legitima ändamål och för att säkerställa att individer förstår hur deras uppgifter används.

För online- och medarbetarövervakning stöder OECD:s riktlinjer metoder som är transparenta, proportionella och respektfulla för integriteten. Även om de inte innehåller detaljerade regler specifika för övervakning, främjar de ansvarsfull datahantering och ligger till grund för nationell lagstiftning som reglerar övervakning direkt.

I praktiken uppmuntrar riktlinjerna organisationer att:

• Kommunicera tydligt övervakningspraxis

• Begränsa datainsamlingen till vad som är nödvändigt

• Skydda övervakade data från obehörig åtkomst

• Granska regelbundet övervakningspraxis för att säkerställa rättvisa och nödvändighet

Även om de inte är verkställbara som GDPR, bidrar OECD:s riktlinjer för integritetsskydd till att forma globala standarder och bästa praxis för laglig och etisk övervakning.

Förenta staterna

Kanada

PIPEDA (lagen om skydd av personuppgifter och elektroniska dokument)

• Gäller privata organisationer i hela Kanada (förutom där provinsiella lagar ersätter det).

• Täcker all insamling, användning eller utlämnande av personuppgifter, inklusive övervakning online och av anställda.

• Kräver att organisationer identifierar ett tydligt syfte för övervakningen och inhämtar meningsfullt samtycke där så är lämpligt.

• Övervakningen måste vara rimlig, begränsad till vad som är nödvändigt och utföras på ett transparent sätt.

• Anställda bör informeras om vad som övervakas, varför det övervakas och hur informationen kommer att användas.

• Personuppgifter måste skyddas med lämpliga säkerhetsåtgärder.

Provinsliga lagar om integritetsskydd (Alberta PIPA, British Columbia PIPA, Quebec Law 25)

• Ansök till privata organisationer inom deras respektive provinser.

• Speglar generellt PIPEDA-principerna men kan ha strängare regler kring samtycke, lagring och anställdas integritet.

• Övervakningen måste vara rimlig för affärsändamål och i linje med tydliga, kommunicerade policyer.

• Arbetsgivare måste informera anställda innan de samlar in personlig information via övervakningsverktyg.

• Vissa provinser kräver policyer som förklarar vilken typ av data som samlas in, hur länge den sparas och vem som har tillgång.

• Organisationer måste ge anställda tillgång till deras personuppgifter på begäran.

Storbritannien

GDPR i Storbritannien

• Gäller behandling av personuppgifter i Storbritannien, inklusive övervakning av anställdas och onlineaktivitet.

• Requires a clear lawful basis for monitoring (often "legitimate interests" or contract).

• Övervakningen måste vara nödvändig, proportionerlig och inte alltför ingripande.

• Arbetsgivare bör genomföra en riskbedömning eller DPIA för övervakning med högre risk (t.ex. kontinuerlig spårning, keylogging).

• Starkt fokus på transparens: personalen bör veta vad som övervakas, varför och hur data kommer att användas och lagras.

Dataskyddslagen 2018

• Kompletterar den brittiska GDPR och tillhandahåller ytterligare regler och undantag.

• Anger specifika bestämmelser om anställningssammanhang och tillgång till brottsbekämpande myndigheter.

• Förstärker principerna för dataminimering, ändamålsbegränsning och säkerhet för övervakning av data.

• Ger individer rätt att få tillgång till sina personuppgifter och, i vissa fall, att invända mot vissa typer av övervakning.

RIPA (Lagen om reglering av utredningsbefogenheter)

• Reglerar avlyssning av kommunikation och användning av övervakning och hemlig övervakning.

• Begränsar generellt avlyssning av kommunikation utan samtycke eller vederbörlig auktorisation.

• Hemlig övervakning av anställda (utan deras vetskap) är endast tillåten under mycket begränsade omständigheter, såsom utredningar av allvarliga tjänstefel och när det är proportionerligt.

ICO:s anställningsregler (och relaterad vägledning)

• Icke-bindande vägledning från den brittiska informationskommissionären om övervakning på arbetsplatsen.

• Betonar att övervakningen bör vara riktad, inte överdriven, och motiverad av ett tydligt affärsbehov.

• Rekommenderar att konsekvensbedömningar genomförs innan nya övervakningsverktyg införs.

• Råder arbetsgivare att skapa tydliga skriftliga policyer som förklarar vad som övervakas, hur och för vilka ändamål.

• Betonar samråd, transparens och respekt för arbetstagarnas rimliga förväntningar på integritet.

Australien och Nya Zeeland

Integritetslagen 1988 (Australien)

Integritetslagen från 1988 anger det övergripande ramverket för hur australiska organisationer hanterar personuppgifter, inklusive data som samlas in genom online- och medarbetarövervakning. Den kräver att organisationer endast samlar in information som är rimligen nödvändig, är transparenta om hur informationen används och håller den säker. Även om lagen inte innehåller detaljerade regler för arbetsplatsövervakning, kommer all övervakning som identifierar en individ i allmänhet att omfattas av de australiska integritetsprinciperna, särskilt kring meddelande, ändamålsbegränsning och åtkomsträttigheter. I praktiken innebär detta att arbetsgivare och tjänsteleverantörer som använder övervakningsverktyg bör definiera tydliga affärssyften, undvika överdriven spårning och förklara sina metoder i integritetspolicyer och intern dokumentation.

Lagar om arbetsplatsövervakning (på delstatsnivå, Australien)

Flera australiska stater och territorier reglerar övervakning mer direkt genom lagar om arbetsplatsövervakning, såsom Workplace Surveillance Act 2005 (NSW) och Workplace Privacy Act 2011 (ACT). Dessa lagar styr vanligtvis när och hur arbetsgivare kan använda kamera-, dator- och spårningsövervakning, och kräver ofta skriftligt förvarning, synlig skyltning och tydliga policyer innan övervakningen påbörjas. Dold övervakning är strikt begränsad och tillåts vanligtvis endast med specifik auktorisation och för utredningar av allvarliga tjänstefel eller olagliga aktiviteter, inte för rutinmässig prestationsspårning. För onlineövervakningsverktyg innebär detta att arbetsgivare i berörda stater måste ge anställda tydlig och snabb information om att deras dator-, internet- eller e-postanvändning kan övervakas, och se till att all övervakning överensstämmer med de lagstadgade villkoren.

Integritetslagen 2020 (Nya Zeeland)

Nya Zeelands integritetslag från 2020 moderniserar landets integritetsramverk och gäller både kund- och medarbetardata, inklusive information som samlas in genom övervakning på arbetsplatsen eller online. Lagen kräver att organisationer endast samlar in information för lagliga och nödvändiga ändamål, är öppna om sina metoder och ger individer tillgång till sin personliga information. Riktlinjer från tillsynsmyndigheter betonar att övervakning, inspelning eller filmning av anställda måste vara proportionerlig och bör stödjas av tydliga arbetsplatspolicyer som utvecklats i linje med både integritetslagen och arbetsrätten. Arbetsgivare uppmuntras att samråda med personalen, förklara varför övervakning behövs och överväga effekterna på förtroende och moral, särskilt när man använder verktyg som möjliggör kontinuerlig eller detaljerad spårning.

Asien-Stillahavsområdet

PDPA (Personal Data Protection Act) – Singapore

• Omfattar personuppgifter som hanteras av organisationer, inklusive anställdas och övervakningsdata.

• Kräver ett tydligt och lagligt syfte för övervakningen.

• Samtycke eller annan giltig grund krävs i allmänhet.

• Starkt fokus på transparens, korrekt anmälan och dataskydd.

• Lagring måste begränsas till vad som är nödvändigt.

PDPA – Malaysia

• Gäller personuppgifter som behandlas i kommersiella och anställningssammanhang.

• Samtycke är ett primärt krav för insamling av övervakningsdata.

• Uppgifter måste behandlas rättvist och för ett specifikt, angivet ändamål.

• Inkluderar regler om lagringsgränser, datasäkerhet och tredjepartsbiträden.

APPI (lagen om skydd av personuppgifter) – Japan

• Regler hanteringen av både kunders och anställdas personuppgifter.

• Kräver att organisationer definierar och kommunicerar syftet med övervakningen.

• Betonar datasäkerhet och korrekt övervakning av personal som hanterar personuppgifter.

• Övervakningen måste vara proportionerlig och i linje med interna policyer.

• Anställda kan ha rätt till åtkomst och korrigering beroende på sammanhang.

PIPL (lagen om skydd av personuppgifter) – Kina

• Omfattande dataskyddslag som omfattar arbetsplats- och konsumentdata.

• Kräver ett tydligt syfte, dataminimering och transparens för övervakning.

• Samtycke kan krävas, särskilt när övervakning omfattar känsliga eller detaljerade uppgifter.

• Ställer strikta krav på lagring, säkerhet och dokumentation av behandling.

• Ger individer rätt att få tillgång till, korrigera och begära radering av övervakad data.

Latinamerika

LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) – Brasilien

Brasiliens LGPD reglerar all användning av personuppgifter, inklusive information som samlats in genom övervakning online eller på arbetsplatsen. Organisationer behöver en tydlig rättslig grund för övervakning och måste förklara dess syfte. Övervakningen bör begränsas till vad som är nödvändigt, utföras transparent och stödjas av lämpliga säkerhetsåtgärder. Individer har rätt att få tillgång till, korrigera och begära radering av sina personuppgifter.

Nationella sekretesslagar i Argentina, Mexiko och Chile

Dessa länder har nationella dataskyddslagar som gäller för personuppgifter som samlas in via övervakningsverktyg. De gemensamma kraven inkluderar att ha ett lagligt syfte, att informera individer om övervakning och att hålla uppgifterna säkra. Övervakning bör vara rimlig och proportionell, och individer har generellt sett rätt att få tillgång till eller uppdatera sin information. Även om specifika regler skiljer sig åt är transparens och nödvändighet konsekventa förväntningar i hela regionen.

Mellanösternområdet

Förenade Arabemiratens dataskyddslag (DPL / PDPL)

Förenade Arabemiratens federala dataskyddslag gäller för organisationer som behandlar personuppgifter om individer i Förenade Arabemiraten, inklusive anställda. För övervakning krävs ett tydligt och lagligt syfte, datainsamling begränsas till vad som är nödvändigt och stor vikt läggs vid transparens och säkerhet. Organisationer bör informera personalen om all övervakning, dokumentera skälen till den och införa interna policyer och skyddsåtgärder för hantering av övervakade uppgifter.

Qatars lag om dataskydd

Qatars dataskyddslag omfattar personuppgifter som behandlas elektroniskt eller är avsedda för elektronisk behandling. Den erkänner en individs rätt till dataskydd och kräver generellt samtycke eller annan legitim grund innan personuppgifter behandlas, inklusive uppgifter som samlats in via övervakningssystem. Organisationer måste implementera lämpliga säkerhetsåtgärder, vara transparenta om hur personuppgifter används och respektera individers rätt att få tillgång till och korrigera sin information.

Saudiarabisk lag om skydd av personuppgifter (PDPL)

Saudiarabiens dataskyddsförordning (PDPL) gäller behandling av personuppgifter om individer i kungariket, av organisationer inom eller utanför landet. För övervakning krävs det att organisationer definierar tydliga syften, antar skriftliga integritetspolicyer och informerar individer om hur deras uppgifter kommer att samlas in och användas. Samtycke är en viktig grund för behandling i många fall, även om lagen också tillåter behandling av vissa affärsmässiga, juridiska och allmänintressemässiga skäl. Arbetsgivare som använder övervakningsverktyg förväntas skydda övervakade uppgifter, begränsa åtkomst och hantera anställdas information i enlighet med PDPL:s regler för transparens, säkerhet och lagring.